www.defsmeta.com     Статьи     Внеофисное хранение документов. Основные преимущества

Внеофисное хранение документов. Основные преимущества

Внеофисное хранение документов - весьма распространенная сегодня услуга специализированных архивных центров, призванная оптимизировать работу компаний, в ходе деятельности которых образуется значительный объем документации. А таких фирм немало. Каждое юридическое лицо рано или поздно сталкивается с проблемой хранения юридически значимых актов, ведь законодатель предусмотрел на этот счет довольно строгие правила, предписывающие сохранять многие документы в течение длительного срока.

Вот почему  многие компании вынуждены инициировать создание собственных архивных служб. Это  мероприятие также подчиняется определенным нормативам и стандартам и требует задействования значительных материальных и административных ресурсов. Стоит ли говорить, что ориентированный на успех бизнес предпочтет расходовать их более рационально, сосредоточившись на своей непосредственной деятельности, и доверив хранение документов профессионалам?

Благо, услуги последних представлены на рынке весьма широко. Речь идет даже не об архивных компаниях, а о целых центрах обработки данных и информации, в числе достоинств которых следует упомянуть широкий спектр реализуемых сопутствующих услуг.

Но главным в перечне осуществляемых ими мероприятий все же остается  внеофисное хранение документов. Схема взаимодействия довольна проста.  Компания-заказчик не просто передает исполнителю на хранение документы, но и поручает их обслуживание.

Профессиональный подход к хранению юридически значимых актов для всякой компании - верный способ повысить конкурентоспособность и  исключить риск быть привлеченным к административной ответственности за непредставление запрашиваемых контролирующими органами документов. 

Сотрудничество с аутсорсерами, специализирующимися на оказании архивных услуг, позволяет оптимизировать свою работу, минимизировать временные и финансовые затраты на организацию хранилища. К последнему закон предъявляет серьезные требования, что означает необходимость расходования кадровых ресурсов на изучение архивных стандартов  и обеспечение их соблюдения, расходы на покупку специального имущества, выделение помещений и др. В то же время, поручив хранение документов профессионалам, все хлопоты сводятся к подписанию с ними соответствующего договора и передаче бумаг. Разумеется, услуги аутсорсеров стоят денег, но по итогам это оказывается дешевле, нежели организация собственного архива и поддержка его функционирования.

Компании-исполнители гарантируют соблюдение действующего законодательства. Они не только обеспечивают сохранность передаваемых актов, но и предоставляют доступ к хранящейся в них информации. Достигается это разными способами, в том числе путем сканирования документов и созданием электронного архива. В случае если заказчик в подобной услуге не нуждается, он в любом случае может оперативно получить необходимый ему документ, сделав соответствующий запрос в архивный центр. Бумаги доставляются курьером в максимально короткие сроки.

Смета ремонта

Смета на дом

График строительства

Смета по ГЭСН

В чём отличие?